Política de privacidad

Última actualización: octubre de 2026

La Asociación Cultural Juegomanía Cobeña, en adelante Juegomanía Cobeña, informa a las personas usuarias, socios/as, participantes y demás personas interesadas sobre el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Asociación Cultural Juegomanía Cobeña
• NIF: G88739636
• Correo electrónico: juego.mania.cobena@gmail.com
• Teléfono: 640 530 279

2. ¿Qué datos personales tratamos?

Dependiendo de la relación que mantenga con Juegomanía Cobeña, podremos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos: nombre y apellidos y, cuando sea necesario, DNI/NIE y fecha de nacimiento.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono y, cuando sea necesario, domicilio o localidad.
• Datos relativos a la relación asociativa: tipo de socio/a, fecha de alta y baja y participación en actividades.
• Datos de menores de edad: datos de su representante legal (nombre y apellidos, DNI/NIE, teléfono y relación con el menor) y la autorización de este para que el menor participe en las actividades.
• Datos necesarios para la gestión económica y administrativa, cuando corresponda.
• Datos relacionados con la inscripción y participación en actividades y torneos, incluidos sus resultados.
• Imagen, cuando la persona la haya autorizado y ese consentimiento sea necesario.
• Información que la persona facilite voluntariamente a través de formularios, comunicaciones o solicitudes.

Juegomanía Cobeña aplicará el principio de minimización y procurará recoger únicamente aquellos datos que sean adecuados, pertinentes y necesarios para cada finalidad.

Lo que guarda esta aplicación web

Esta web es la herramienta de gestión de la asociación. Concretamente, guarda:

• Ficha de socio/a: nombre y apellidos, DNI/NIE, correo, teléfono, fecha de nacimiento, dirección, municipio y código postal, número y tipo de socio/a (fundador o numerario), fechas de alta y baja y rol dentro de la asociación. El DNI/NIE se guarda cifrado. La aplicación no pide datos bancarios.
• Menores de edad: además, los datos de su representante legal (nombre, DNI/NIE cifrado, teléfono y relación) y la autorización de este para participar en las actividades. Los menores de 14 años no tienen cuenta propia: su ficha la gestiona su representante, que dispone de una cuenta de tutor (nombre, correo y contraseña cifrada) con la que puede apuntarlos a eventos y torneos. Los de 14 a 17 años pueden tener cuenta propia, con la autorización de su representante.
• Solicitudes de alta: quien pide ser socio/a por el formulario de la web deja los mismos datos de la ficha y confirma su correo con un enlace. La junta revisa la solicitud, se paga la cuota por transferencia y el tesorero comprueba el pago; entonces se crea la ficha y la solicitud se borra.
• Consentimientos: el uso de imágenes, la autorización de participación de los menores y la versión de esta política que se aceptó, cada uno con su fecha.
• Imágenes de las noticias: la junta puede publicar fotos en las noticias; solo las ven quienes han entrado con su cuenta y se publican únicamente con la autorización correspondiente.
• Cuotas: periodos de validez, importes, fechas y forma de pago.
• Actividad: inscripciones a eventos, mesas, torneos y sus resultados, cesiones de voto en asamblea, los juegos de la colección personal de cada socio/a y los juegos que cada socio/a marca con «Quiero jugarlo».
• Inscripciones de personas que no son socias: nombre y apellidos, correo y, si se facilita, teléfono, junto con la fecha en que se aceptó esta política.
• Datos técnicos: contraseña cifrada, direcciones IP de los intentos de acceso fallidos, registro interno de operaciones sobre cuotas, roles y accesos y, si se activan los avisos, la dirección del servicio de notificaciones del dispositivo.

3. ¿Para qué utilizamos los datos?

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

a) Gestión de socios/as

Gestionar las solicitudes de alta y baja, mantener el registro de socios/as, gestionar la relación asociativa y facilitar la participación en las actividades de la asociación. Incluye la solicitud de alta mediante el formulario web, la confirmación del correo electrónico de la persona solicitante, la revisión por la Junta Directiva y la verificación del pago de la cuota.

b) Gestión de actividades y torneos

Gestionar inscripciones, plazas, asistencia, organización y desarrollo de partidas, encuentros, talleres, torneos y demás actividades organizadas por Juegomanía Cobeña, incluida la publicación de las clasificaciones de los torneos abiertos al público (ver el apartado 6).

c) Gestión económica y administrativa

Gestionar cuotas de socios/as, pagos, facturación, contabilidad y cumplimiento de las obligaciones legales que correspondan a la asociación.

d) Comunicaciones relacionadas con la asociación

Enviar información relacionada con la condición de socio/a, actividades, partidas, torneos, cambios organizativos y otros asuntos relacionados con Juegomanía Cobeña.

e) Difusión de actividades e imagen

Cuando exista la correspondiente base jurídica y, cuando sea necesario, el consentimiento de la persona interesada, utilizar fotografías o vídeos realizados durante actividades de la asociación en medios propios como redes sociales, página web, carteles, publicaciones y otros materiales de comunicación de Juegomanía Cobeña. Las imágenes que se publiquen en esta aplicación, por ejemplo en las noticias, solo se ven con una cuenta de socio/a o de tutor y se publican únicamente cuando exista la autorización correspondiente. La autorización para el uso de imágenes se pide por separado de la aceptación de esta política, y en un menor la otorga su representante legal.

f) Gestión de solicitudes y consultas

Atender las consultas, solicitudes o comunicaciones realizadas por las personas interesadas.

g) Funcionamiento y seguridad de la aplicación

Permitir el acceso con cuenta, proteger la aplicación frente a accesos indebidos y dejar constancia de las operaciones que afectan al dinero y a los permisos.

4. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento?

La base jurídica dependerá de la finalidad concreta:

• Gestión de la relación asociativa: ejecución de la relación derivada de la solicitud de incorporación como socio/a y de la normativa aplicable a las asociaciones.
• Cumplimiento de obligaciones legales: cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales aplicables a la asociación, especialmente en materia fiscal, contable o administrativa.
• Consentimiento: cuando sea necesario obtenerlo para una finalidad concreta, como determinados usos de la imagen.
• Interés legítimo: cuando resulte aplicable y después de realizar la correspondiente ponderación entre el interés de la asociación y los derechos de las personas afectadas.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, este será específico para la finalidad correspondiente y podrá retirarse en cualquier momento.

Menores de edad. Los menores de 14 años no tienen cuenta propia en la aplicación: su ficha y su participación las gestiona su representante legal, que dispone de una cuenta de tutor. Los mayores de 14 y menores de 18 años pueden tener cuenta propia con su correo, siempre con los datos y la autorización de su representante legal. El uso de imágenes de menores requiere la autorización de su representante legal.

En esta aplicación, la ficha de socio/a, las cuotas y la actividad se tratan por la relación asociativa (artículo 6.1.b del RGPD) y por las obligaciones legales de llevar el registro de socios, que impone la Ley Orgánica 1/2002, y la contabilidad (artículo 6.1.c). Las solicitudes de alta se tratan a petición de la propia persona interesada para tramitar su incorporación (artículo 6.1.b), y el uso de imágenes solo con su consentimiento (artículo 6.1.a). Las inscripciones de personas que no son socias se tratan para gestionar la actividad a la que se apuntan (artículo 6.1.b). La seguridad de la aplicación y la publicación de las clasificaciones de los torneos abiertos se basan en el interés legítimo de la asociación (artículo 6.1.f), y la persona afectada puede oponerse a esta última. Los avisos al móvil son voluntarios (consentimiento, artículo 6.1.a) y se activan y desactivan cuando se quiera desde Mi cuenta.

5. ¿Es obligatorio facilitar los datos?

Los datos solicitados en cada formulario serán, en la medida de lo posible, los estrictamente necesarios para la finalidad correspondiente.

Cuando determinados datos sean imprescindibles para gestionar una inscripción, alta de socio/a, pago o actividad, la no facilitación de dichos datos podrá impedir la prestación del servicio o la gestión solicitada.

6. ¿A quién podemos comunicar los datos?

Con carácter general, los datos personales no serán vendidos ni cedidos a terceros para fines comerciales.

Podrán tener acceso a determinados datos:

• Personas integrantes de la Junta Directiva cuando resulte necesario para el desempeño de sus funciones.
• Proveedores que presten servicios necesarios para la gestión de la asociación, cuando actúen como encargados del tratamiento.
• Administraciones Públicas y organismos oficiales cuando exista una obligación legal o resulte necesario para la gestión de actividades o subvenciones.
• Entidades colaboradoras cuando resulte necesario para una actividad concreta y exista una base jurídica adecuada.
• La persona administradora del sistema, para el mantenimiento técnico de la aplicación, como se explica a continuación.
• El público en general, únicamente en el caso de los torneos abiertos, como se explica a continuación.

Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta de Juegomanía Cobeña, la relación se regulará conforme a lo establecido en la normativa de protección de datos.

Dentro de la asociación, el acceso a las fichas de socios/as se limita a las personas de la Junta Directiva que lo necesitan para sus funciones (Presidencia, Secretaría y Tesorería), y el de los datos económicos, a Presidencia y Tesorería. El DNI/NIE se guarda cifrado y solo lo ven descifrado la Junta Directiva y la administración del sistema; cada listado que lo incluye queda anotado en el registro de operaciones. El resto de socios/as solo ve lo que es propio de la vida asociativa: quién se apunta a un evento, quién lleva cada juego y las cesiones de voto en asamblea, que son públicas entre los socios por su propia naturaleza. Todo ello, sin perjuicio del acceso técnico de la persona administradora del sistema, que se explica a continuación.

Administración del sistema

La Junta Directiva designa a una persona administradora del sistema, que se encarga del mantenimiento, la seguridad y las copias de seguridad de la aplicación y de su servidor. Para ello tiene acceso técnico a los datos que la aplicación almacena, incluidas la base de datos y las copias de seguridad, y puede ver los de todos los socios/as.

Ese acceso se limita a lo necesario para esas funciones —mantener el servicio, resolver incidencias, proteger la información y recuperarla si se pierde—. Los datos no se utilizan para ninguna otra finalidad ni se comunican a terceros. La persona administradora actúa bajo la autoridad de la asociación y está sujeta al deber de confidencialidad del apartado 12, que continúa tras dejar el cargo. Las operaciones que afectan al dinero y a los permisos quedan registradas, también las suyas. Si no es socia ni miembro de la Junta Directiva, se formalizará con ella el contrato de encargado del tratamiento que exige el artículo 28 del RGPD.

Torneos abiertos al público

Los torneos que la asociación marca como abiertos tienen una página pública que se puede ver sin cuenta. En ella aparecen el nombre con el que participa cada persona (socia o no), la clasificación, las mesas y las puntuaciones de las rondas ya confirmadas. No se publican correos, teléfonos ni ningún otro dato. Quien no desee aparecer con su nombre puede oponerse escribiendo a juego.mania.cobena@gmail.com.

7. Herramientas y servicios externos

Juegomanía Cobeña podrá utilizar herramientas de terceros para gestionar formularios, correo electrónico, almacenamiento, organización de actividades, comunicación o administración.

Entre ellas podrán encontrarse servicios como Google Forms, Google Drive, Gmail, WhatsApp u otras herramientas que la asociación utilice en cada momento.

La asociación procurará utilizar estos servicios de acuerdo con la normativa de protección de datos y establecer las garantías necesarias cuando actúen como encargados del tratamiento.

Servidor de esta aplicación. Los datos de los socios/as y de la actividad de la asociación se almacenan también en el servidor de esta aplicación web, alojado en Oracle Cloud Infrastructure, en la región de Marsella (Francia, Unión Europea). Oracle presta el alojamiento como encargado del tratamiento.

Si se activan los avisos en el móvil, el navegador utiliza el servicio de notificaciones de su fabricante (Google, Apple, Mozilla o Microsoft): ese servicio sabe que hay un aviso para el dispositivo, pero no puede leer su contenido, que viaja cifrado de extremo a extremo.

8. Transferencias internacionales

Cuando alguno de los proveedores utilizados por Juegomanía Cobeña implique una transferencia internacional de datos, la asociación verificará que dicha transferencia se realice de acuerdo con las garantías exigidas por la normativa aplicable.

El servidor de esta aplicación se encuentra dentro de la Unión Europea.

9. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos.

En el caso de los socios/as, se conservarán mientras se mantenga la relación asociativa y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales y cumplir las obligaciones que correspondan.

Los datos recogidos exclusivamente para una actividad concreta serán conservados durante el tiempo necesario para gestionar dicha actividad y, posteriormente, durante los plazos necesarios cuando exista una obligación legal o resulte necesario acreditar la gestión realizada.

Los datos cuyo tratamiento se base exclusivamente en el consentimiento serán eliminados o dejarán de utilizarse para esa finalidad cuando el consentimiento sea retirado, salvo que exista otra base jurídica que permita su conservación o tratamiento.

En esta aplicación, en concreto:

• Las solicitudes de alta rechazadas, o que queden sin resolver, se borran automáticamente a los 90 días. Las que terminan en alta pasan a la ficha del socio/a y la solicitud se borra.
• La ficha de socio/a se conserva mientras dure la relación con la asociación y después, en el registro histórico de personas asociadas, por exigencia legal.
• Los datos de cuotas se conservan durante los plazos de la normativa contable y fiscal.
• Los torneos (clasificaciones, rondas y resultados) y los datos de las personas ajenas a la asociación que se apuntan a una actividad o a un torneo se borran automáticamente a los 5 años de la fecha de la actividad.
• Las direcciones IP de los intentos fallidos de acceso se borran automáticamente a los 30 días.
• El registro interno de operaciones sobre cuotas, roles y accesos se conserva 5 años.

10. Derechos de las personas interesadas

Las personas cuyos datos sean tratados por Juegomanía Cobeña pueden ejercer, cuando proceda, los siguientes derechos:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de los datos inexactos.
• Supresión de los datos.
• Oposición al tratamiento.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad de los datos, cuando sea aplicable.
• Retirada del consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Para ejercer estos derechos puede enviarse una solicitud a:

juego.mania.cobena@gmail.com

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente a la persona solicitante y especificar el derecho que desea ejercer.

Los socios/as pueden además, desde Mi cuenta, corregir ellos mismos sus datos de contacto y descargarse una copia completa de todo lo que la asociación guarda sobre ellos en esta aplicación.

También podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, aepd.es) si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa aplicable.

11. Seguridad

Juegomanía Cobeña adoptará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, evitando, entre otros riesgos, el acceso no autorizado, pérdida, destrucción o alteración de los datos personales.

El acceso a los datos estará limitado a las personas que necesiten utilizarlos para el desempeño de sus funciones dentro de la asociación.

En esta aplicación, además:

• La conexión viaja cifrada (HTTPS).
• Las contraseñas se guardan cifradas, no en claro.
• El DNI/NIE se guarda cifrado en la base de datos, con una clave que vive solo en el servidor.
• Cada persona accede con su propia cuenta y con los permisos de su rol: los datos económicos solo los ve la tesorería (y la persona administradora del sistema).
• Tras varios intentos fallidos de acceso, la cuenta y la dirección de origen se bloquean temporalmente.
• Las sesiones abiertas se cierran al cambiar la contraseña o retirar el acceso.
• Las operaciones sobre cuotas, roles y accesos quedan registradas.

12. Confidencialidad

Las personas que tengan acceso a datos personales como consecuencia de sus funciones dentro de Juegomanía Cobeña deberán mantener la correspondiente obligación de confidencialidad.

Esta obligación continuará incluso después de finalizar su relación con la asociación cuando así resulte exigible.

13. Cookies

Esta web usa una sola cookie, la que mantiene la sesión abierta después de identificarse. Es imprescindible para que el servicio funcione, no sirve para seguir a nadie ni para publicidad, y se borra al cerrar sesión. Por eso no hay ningún aviso de cookies que aceptar: la normativa exime a las cookies técnicas necesarias. La parte pública de la web no usa ninguna.

14. Actualización de esta política

Juegomanía Cobeña podrá modificar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario para adaptarla a cambios normativos, organizativos o en los tratamientos realizados.

La versión actualizada estará disponible en esta página y a través de los medios habituales de información de la asociación.

Asociación Cultural Juegomanía Cobeña · juego.mania.cobena@gmail.com · 640 530 279